ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ FM ČESKÁ, s.r.o.

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jako „Zásady“) obsahují informace o zpracovávání Vašich osobních údajů v postavení osob mimo společnost správce (t. j. pokud nejste zaměstnancem nebo členem orgánu společnosti), kterým je společnost FM ČESKÁ, s.r.o., Ke Špejcharu 351, 252 67 Tuchoměřice, Praha západ, IČ: 62969072, spisová značka:  C 44993 vedená u Městského soudu v Praze (dále jen „Správce“).

Informace o zpracování osobních údajů subjektům údajů, které vstupují do areálu společnosti Správce (jako osobní návštěva nebo návštěva s motorovým vozidlem, kterou vykonávají zástupci a zaměstnanci obchodních partnerů Správce nebo jiní návštěvníci areálu společnosti), jsou zveřejneny i na vrátnici společnosti Správce.

Správce postupuje při zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obedné nařízení o ochraně osobiních údajů) (dále jen „Nařízení“), zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracovnáni osobních údajů v platném znění a s ostatními předpisy o ochrane osobních údajů (zejména Správce osobní údaje zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení, k čemuž Správce přijal příslušní interní dokumentaci, včetne bezpčetnostních opatření). 

Prostřednictvím těchto Zásad Vám Správce poskytuje informace o tom, proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávané, jakým způsobem jsou zpracovávány, jaká je jejich doba uložení, jaké jsou Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů a další relevantní informace o zpracovávání Vašich osobních údajů. Prostřednictvím těchto Zásad si Správce plní informační povinnost vůči všem subjektúm údajů tak v případě, že Správce získal osobní údaje přímo od Vás jako i v případě, že získal Vaše osobní údaje z jiného zdroje

Správce a jeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat ve věcech týkajících zpracování a ochrany osobních údajů na adrese FM ČESKÁ, s.r.o., Ke Špejcharu 351, 252 67 Tuchoměřice, Praha západ nebo e-mailem na e-mailovou adresu dpo-cz@fmlogistic.com.

Vaše osobní údaje získává Správce přímo od Vás, když mu je samy poskytnete (zejména v případ vstupu do areálu společnosti, který je monitorován kamerovým systémem nebo v případě, pokud se zapojíte do soutěže organizované Správce v online prostředí).

V některých případech získává Správce Vaše osobní údaje i z jiného zdroje, než přímo od Vás (zejména v případě, jestliže se Správcem uzavře smlouvu nebo si objedná jeho služby obchodní společnost, jejíž jste zaměstnancem nebo kontaktní osobou). Zdrojem Vašich osobních údajů je v takovém případě právě tato obchodní společnost.
V případě, že se ucházíte o zaměstnání ve Společnosti Správce prostřednictvím některé z personálních agentur, se kterými Správce spolupracuje, je zdrojem Vašich osobních údajů pro účely výběrového řízení personální agentura, se kterou spolupracujete.

Správce zpracovává Vaše osobní údaje v souladu se zásadou minimalizace údajů tak, aby mohl plnit uzavřené smlouvy, své právní povinnosti, zpracovával osobní údaje, na zpracovávání nichž má oprávněný zájem nebo aby zpracovával Vaše osobní údaje, na zpracovávání kterých jste mu udělili souhlas. Správce zpracovává osobní údaje vždy jen v takovém rozsahu, který je k dosažení konkrétních účelu zpracování nezbytný.

Při právních základech zpracování osobních údajů, kde plní Správce smluvní nebo právní povinnosti jsou osobní údaje, které Správce zpracovává, převážně specifikované v právních předpisech. Při zpracování osobních údajů, kde je právním základem souhlas nebo oprávněný zájem stanovuje kategorie zpracovávaných osobních údajů Správce, zvlášť pro každý účel zpracování. Konkrétní kategorie osobních údajů, které o Vás Správce při jednotlivých účelech zpracování zpracovává, jsou specifikovány v záznamech o činnostech zpracování, jejichž výňatek je jako tabulka účelů přílohou těchto Zásad. 

Vaše osobní údaje jsou Správcem zpracovávány pouze na odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení. Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány pouze tehdy, pokud na jejich zpracování existuje právní základ, a tedy jsou zpracovávány v souladu se zásadou zákonnosti tehdy, pokud je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro:

Vaše osobní údaje Správce uchovává vždy v souladu se zásadou minimalizace uložení. To znamená, že osobní údaje zpracovává výhradně po dobu, po kterou je nezbytné osobní údaje uchovávat. Po uplynutí této doby Správce osobní údaje vymaže, pokud příslušné právní předpisy nestanoví jinak (např. právní předpisy upravující vedení účetních dokladů je). Konkrétní dobu uložení Vašich osobních údajů nebo kritéria pro její určení v případě, že není možné stanovit konkrétní dobu uložení, stanovil Správce v souladu s příslušnými právními předpisy tak, jak je to uvedeno ve výňatku ze záznamů o činnostech zpracování, který je přílohou těchto Zásad. Ve výše uvedené příloze najdete také konkrétní účely, pro které Správce zpracovává Vaše osobní údaje a právní základy jejich zpracování ve vztahu k danému účelu. 

V souvislosti se zabezpečením osobních údajů přijal Správce  příslušnou interní dokumentaci, ve které jsou blíže specifikovány bezpečnostní opatření, které byly za účelem zajištění Vašich osobních údajů Správcem přijaty.

Vaše osobní údaje může Správce poskytnout určitím třetím stranám – zejména orgánům činným v trestním řízení (příslušní soud nebo orgán policie) nebo jiným dozorovým úřadům, ktoré jsou v některých případech oprávněny zpracovávat osobní údaje získané Správcem.

K příjemcům Vašich osobiních údajů múže v připade vzniku škody na majektu Správce patřiť i příslušná pojišťovna. Pri zpracování Vašich osobních údajů na výše uvedené účely zpracovaní využíva Správce i nasledujúci zpracovatele (se kterými má uzavřené smlouvy o pověření se zpracováním osobních údajů, na základe kterých tyto subjekty dodržují přísna bezpečnostní opatření): 

Správce vede transparentí zoznam všech svích zpracovatelů a na požádaní Vám jich identifikační údaje poskytne. 

Některé Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty také i naší mateřské společnosti – FM LOGISTIC ve Francii, jakož i jiním společnostem ve skupině podniků do které patří i naše společnost. Tuto činnost provádíme na základě našeho oprávněného zájmu v souladu s recitálem 48 Nařízení (zejména jde o údaje týkajíci se vykonaních obchodů a identifikačních údajů našich obchodních partnerů a zákazníků) a také v příjpade, když jsou Vaše fotografie z akcií organizovaných Správcem na základe Vašeho souhlasu (například den otevřených dveří) zvereňeny na webové stránce www.fmlogistic.cz, která je provozována mateřskou společností Správce. 

Ochrana Vašich osobních údajů jako subjektů údajů se řídí ustanoveními Nařízení, přičemž jako subjekt údajů můžete prostřednictvím žádosti realizovat u Správce Vaše práva, kterými jsou:

Uplatnění práv subjektů údajů – Vaše práva uvedená v tabulce výše si můžete uplatnit písemně, osobně nebo e-mailem na kontakntých adresách uvedených v úvodu tohoto dokumentu.

Odpověď na uplatnění Vašich práv poskytujeme bezplatně. Za určitých okolností, v případě opakované, neopodstatněné nebo nepřiměřené žádosti o uplatnění Vašich práv jsme oprávněni účtovat za poskytnutí informací přiměřený poplatek. Odpověď Vám poskytneme do jednoho měsíce ode dne, kdy jste si uplatnili Vaše práva. V určitých případech jsme oprávněni prodloužit lhůtu na poskytnutí odpovědi a to v případě vysokého počtu a komplexnosti žádostí subjketů údajů

Správce nezpracovává Vaše osobní údaje profilováním, jako ani žádnou formou automatizovaného individuálního rozhodování, při kterém by docházelo k vyhodnocováné Vašich osobních aspektů.

Správce standardně neprovádí přenos Vašich osobních údajů do třetích zemí (zemí mimo EU a EHS), v některých případech však může dojít k přenosu Vašich osobních údajů do společnosti ve skupině podniků Správce v rámci EU / EHS, přičemž následně může projít k přenosu dat touto společností do třetí země. Při jakémkoliv přenosu do třetích zemí jsou plně dodržovány podmínky stanovené pro předávání osobních údajů stanovené v Nařízení, přičemž samotný přenos těchto osobních údajů se vykonává zejména na základě uzavření standardních smluvních doložek o ochraně osobních údajů, resp. poskytnutí jiních přiměřených záruk ve smyslu článku 46 Nařízení.

K přenosu Vašich osobních údajů může docházet i při vedení evidence kontakntných údajů obchodních partnerů, které Správce ukládá na cloudovém úložišti provozovaného pobočkou společnosti Google v Evropě, která je v některých, příslušnými právními předpisy uvedených případech povinná přenést zpracovávané osobní údaje své mateřské společnosti do USASamotný přenos těchto osobních údajů se i v tomto případe vykonáva zejména na základě uzavření standardních smluvních doložek o ochraně o. sobních údajů, resp. poskytnutí jiních přiměřených záruk ve smyslu článku 46 Nařízení.

Při poskytování některých služeb v oblasti balení, správy a dodávky zboží pro klienty Správce (dále jen „klienti”), může přicházet ke zpracovávání osobních údajů subjektů údajů Správcem jménem svých klientů (zákazníků klientů, zaměstnanců klientů a jiných osob). Při zpracovávání osobních údajů subjektů údajů jménem klientů vystupuje Správce v postavení zpracovatele osobních údajů podle čl. 4 bodu 8. Nařízení, přičemž správcem, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů je při tomto druhu zpracování
zpracovávání osobních údajů klient.

Správce uzavírá se svými klienty smlouvu o pověření se zpracováním osobních údajů, v nichž jsou stanoveny podmínky zpracování osobních údajů dotčených osob Správcem jako zpracovatelem jménem svých klientů, a povinnosti týkající se zajištění přiměřené úrovně ochrany zpracovávaných osobních údajů.

Účely, právní základy, rozsah a okruh příjemců zpracovávaných osobních údajů Správcem jako zpracovatele jménem klientů je určen klienty, přičemž Správce v případech, kdy zpracovává osobní údaje subjektů údajů jménem svých klientů postupuje výhradně podle pokynů svých klientů a příslušných právních předpisů, plní povinnosti zpracovatele podle ustanovení předpisů o ochraně osobních údajů a s osobními údaji neprovádí žádné jiné zpracovatelské operace kromě těch, které Správci vyplývají z uzavřené smlouvy o pověření se zpracováním osobních údajů a účelů zpracování určených klientem.

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 01.01.2021. Vzhledem k tomu, že se může v budoucnu vyžadovat aktualizaci uvedených informací o zpracování osobních údajů, je Správce oprávněn tyto Zásad kdykoli aktualizovat. V případě změny těchto zásad Vás Správce o změnách předem informuje.